Una cena a tema, un mercatino, una presentazione, una serata in negozio. Il programma è pronto, gli ospiti sono confermati, il locale è allestito. Eppure, a una settimana dalla data, ci si accorge che lo sanno ancora in pochi.
Succede quando la comunicazione viene considerata l'ultimo passaggio dell'organizzazione: qualcosa da fare una volta definiti tutti gli altri dettagli.
In realtà , promuovere un evento richiede tempo e pianificazione. Non basta pubblicare una locandina sui social: bisogna costruire interesse, raggiungere le persone giuste e rendere semplice la partecipazione.
Per farlo, le tre settimane che precedono l'evento sono un buon punto di partenza.
Prima di pubblicare: definisci tre cose
Prima di preparare il primo contenuto, chiarisci alcuni aspetti. Ti aiuteranno a scegliere cosa comunicare, a chi rivolgerti e dove concentrare le energie.
A chi vuoi arrivare?
«A tutti» non è un pubblico. Parti dalle persone che vorresti vedere partecipare: clienti abituali, famiglie, appassionati di un settore, turisti, residenti della zona. Più è chiaro il destinatario, più sarà facile individuare i canali e le collaborazioni giuste.
Cosa vuoi ottenere?
Riempire i posti disponibili, farti conoscere da un pubblico nuovo, fidelizzare i clienti abituali, presentare un prodotto o generare vendite. Ogni obiettivo richiede un approccio comunicativo diverso.
Perché qualcuno dovrebbe partecipare?
Non limitarti a descrivere il programma. Racconta cosa rende interessante l'esperienza: un incontro, un'occasione particolare, una degustazione, una scoperta o qualcosa che difficilmente si può vivere altrove.
Tre settimane prima: annuncia l'evento
La prima settimana serve a far sapere che l'evento esiste e a creare le prime occasioni di partecipazione.
Comunica subito le informazioni essenziali:
Data e orario.
Luogo.
Programma o attività principali.
Modalità di partecipazione e prenotazione, se previste.
Un motivo concreto per esserci.
Parti dalle persone che già conoscono la tua attività : clienti abituali, contatti, iscritti alla newsletter e community social.
Ma non fermarti ai tuoi canali. Questo è anche il momento di contattare partner, ospiti e realtà del territorio che potrebbero contribuire a diffondere l'iniziativa.
Se vuoi coinvolgerli nella comunicazione, è importante farlo con anticipo, lasciando loro il tempo di organizzarsi e condividere l'invito.
Due settimane prima: racconta cosa succederÃ
Una volta annunciato l'evento, è il momento di costruire interesse. Le persone devono poter immaginare cosa troveranno e perché vale la pena partecipare.
Alterna contenuti diversi, evitando di riproporre continuamente la stessa locandina.
Qualche esempio:
Dietro le quinte: mostra la preparazione della serata, l'allestimento, il lavoro della cucina o gli ultimi dettagli dell'organizzazione.
I protagonisti: presenta gli artisti, i relatori, i produttori o le persone coinvolte.
Il programma: approfondisci un'attività , un momento particolare o un elemento che rende l'evento interessante.
Le collaborazioni: racconta chi partecipa e quali realtà hanno contribuito a renderlo possibile.
Non serve pubblicare ogni giorno. È più utile alternare pochi contenuti, ciascuno con un'informazione o una prospettiva diversa.
L'ultima settimana: rendi facile partecipare
Negli ultimi giorni la comunicazione deve aiutare le persone interessate a trasformare l'intenzione in partecipazione.
Spesso non mancano le informazioni sull'evento in sé, ma quelle pratiche che permettono di organizzarsi.
Ricorda di chiarire:
Come prenotare o acquistare un biglietto.
Dove si trova la sede e come raggiungerla.
Dove parcheggiare, se necessario.
Quanto dura l'evento.
Cosa è incluso nell'esperienza.
Se ci sono posti limitati o particolari condizioni di partecipazione.
Puoi utilizzare storie, brevi video e promemoria per accompagnare gli ultimi giorni. Evita però di ripubblicare continuamente lo stesso annuncio: ogni comunicazione dovrebbe aggiungere qualcosa di utile.
Oltre i tuoi canali: chi può aiutarti a raggiungere nuove persone?
I canali proprietari sono importanti, ma hanno un limite: raggiungono soprattutto chi conosce già la tua attività o ha già scelto di seguirla.
Per intercettare un pubblico nuovo, puoi attivare altre relazioni. Il territorio, in particolare, offre occasioni di collaborazione spesso sottovalutate.
Le attività vicine. Una libreria, un bar, una bottega o un'altra attività della zona che si rivolge a un pubblico simile al tuo. Potete condividere l'invito, esporre una locandina o raccontare l'iniziativa attraverso i rispettivi canali.
Chi partecipa all'evento. Artisti, produttori, relatori e ospiti hanno spesso una propria comunità di riferimento. Coinvolgili nella promozione e prepara testi, immagini e informazioni che possano condividere facilmente.
Le agende locali. Giornali online, portali di eventi, newsletter di quartiere e pagine dedicate alla vita cittadina possono intercettare persone che stanno già cercando cosa fare. Contattali per tempo, fornendo una descrizione sintetica, una fotografia e tutte le informazioni pratiche.
Le persone che parlano al tuo pubblico. Non servono necessariamente i profili con più follower. Cerca persone che abbiano una relazione credibile con il tema dell'evento e che possano raggiungere proprio il pubblico che vorresti incontrare.
Un aspetto importante: queste collaborazioni non si improvvisano pochi giorni prima. Vanno individuate già durante l'organizzazione, con un motivo chiaro per entrambe le parti e un coinvolgimento che abbia senso.
Il giorno dopo: la comunicazione continua
L'evento è finito, ma il lavoro di comunicazione non si esaurisce con l'ultima attività .
Il giorno successivo è il momento di:
Ringraziare partecipanti, ospiti e collaboratori.
Condividere fotografie e brevi video dell'evento.
Raccontare i momenti più significativi.
Raccogliere impressioni e feedback.
Invitare le persone a restare in contatto per le prossime iniziative.
Non trascurare questa fase. Chi ha partecipato è già entrato in relazione con la tua attività e potrebbe essere interessato a tornare, acquistare o partecipare a un nuovo evento.
Il follow-up permette di trasformare una singola occasione in una relazione che continua nel tempo.
Tre errori da evitare quando promuovi un evento
Anche con un programma interessante e una buona organizzazione, alcune scelte possono limitare la portata della comunicazione.
1. Iniziare troppo tardi. Una settimana può non essere sufficiente per raggiungere il pubblico desiderato, soprattutto nei periodi in cui le agende sono già piene. Pianifica la comunicazione insieme all'organizzazione dell'evento.
2. Ripetere sempre lo stesso messaggio. Pubblicare dieci volte la stessa locandina non significa aver prodotto dieci contenuti. Alterna informazioni, approfondimenti, presentazioni e dietro le quinte.
3. Affidarsi soltanto ai propri canali. I social e la newsletter sono strumenti importanti, ma non sono gli unici. Le collaborazioni con altre attività , gli ospiti e le realtà del territorio possono aiutarti a raggiungere persone che altrimenti non avresti intercettato.
In sintesi: promuovere un evento significa costruire relazioni
Una buona comunicazione non comincia con il primo post e non termina quando si chiudono le porte.
Richiede una pianificazione, messaggi pensati per il pubblico giusto e il coinvolgimento di persone e realtà che possano contribuire a diffondere l'iniziativa.
Le tre settimane precedenti sono una traccia utile per organizzare le attività , ma il lavoro più importante comincia ancora prima: capire chi vuoi raggiungere e chi può aiutarti a farlo.
Vuoi organizzare meglio la comunicazione del tuo prossimo evento?
Ho preparato una checklist pratica per accompagnarti nelle tre settimane precedenti: cosa pubblicare, quali informazioni condividere e chi coinvolgere, settimana per settimana.
Puoi consultarla qui: Le tre settimane prima del tuo evento.